Was beinhaltet die GoBD?
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GoBD) beinhaltet die Rechte und Pflichten im Umgang mit digitalen Buchführungsdaten.
Für was gilt die GoBD?
Die GoBD gelten für alle Buchführungs-und Aufzeichnungspflichtige. Nicht nur für die Buchführungspflichtige, sondern auch für die Pflichtigen, die eine Einnahme-Überschussrechnung erstellen, auch wenn hier keine doppelte Buchführung vorgeschrieben ist.
Seit wann gilt die GoBD?
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), wurden mit dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF) am 14.11.2014 veröffentlicht und gelten in Deutschland für Veranlagungsjahre, die nach dem 31.12.2014 beginnen. Durch die GoBD wurden folgende Vorschriften abgelöst:
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).
*GDPdU: Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen, erschienen 2001.
*GoBS: Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme, erschienen 1995.
Was heißt Datensicherheit und – unveränderbarkeit?
Die Datensicherheit und –unveränderbarkeit müssen bei der elektronischen Datenerfassung und Aufzeichnung nach den Vogaben der Finanzbehörden gegeben sein. Dadurch werden die Konformitätsanforderungen der Finanzverwaltung an den Einsatz von IT bei der Buchführung und bei sonstigen Aufzeichnungen konkretisiert.
Verstöße gegen GoBD-Regelungen führen nicht zwangsläufig zu Konsequenzen, soweit die geforderte Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt wurde. Sofern jedoch die Buchhaltung verworfen wird, ist mit nicht unerheblichen Hinzuschätzungen zu rechnen.
1. Schritt:
Alle relevanten Systeme werden aufgelistet und die entsprechenden Programmdokumentationen bzw. Bedienungsanleitungen zusammengetragen.
2. Schritt:
Der Ablauf der Belegverarbeitung und Buchhaltung im konkreten Unternehmen muss beschrieben werden. Dabei ist stets auch zu erfassen, ob die Bearbeitungsschritte im Unternehmen selbst erfolgen oder auf einen Dritten, wie z.B. einen Steuerberater ausgelagert sind. Gerade bei kleinen Betrieben sind im Betrieb selbst oft nur Vorsysteme, wie Auftragskalkulation, Leistungserfassung und Rechnungsschreibung sowie der Belegeingang vorhanden, wohingegen die eigentliche Buchhaltung und die Erstellung der Steueranmeldungen und Steuererklärungen auf den Steuerberater ausgelagert sind. In diesen Fällen reichen für die individuelle Verfahrensdokumentation im Unternehmen die Darstellung der Vorsysteme und des Belegeingangs sowie die Beschreibung der Schnittstelle zum Steuerberatungsbüro (Form und Ablauf der Belegweitergabe). Die Verfahrensdokumentation für die Buchhaltungssoftware hält dann der Steuerberater vor.
Die Belegablage muss so organisiert sein, dass alle handels- und steuerrechtlichen Anforderungen erfüllt werden. Bedeutet das der gesamte Belegfluss von der Belegentstehung bzw. vom Belegeingang und dessen Identifikation über die geordnete und sichere Ablage bis hin zur Vernichtung nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen als Teil der Verfahrensdokumentation zu definieren und zu beschreiben.
Dabei wird zwischen folgende Belege unterschieden:
Die Verfahrensdokumentation muss den Prozess im Bereich der Buchführung erläutern, um dem Buchführungsgrundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit gerecht zu werden. Der Prozess ist hier der Weg und die Verarbeitung der Belege von deren Entstehung bis hin zu einem eventuellen Aufruf durch einen Betriebsprüfer. Die Verfahrensdokumentation besteht grundsätzlich aus folgenden Teilen:
Allgemeine Beschreibung des Unternehmens und der Geschäftsprozesse. Darunter fallen u.a. folgende Punkte:
Beschreibung der fachlichen Prozesse, Regeln für den Datenaustausch sowie Organisationsanweisungen und Benutzerhandbücher. Darunter fallen u.a. folgende Punkte:
Beschreibung der eingesetzten Soft- und Hardware, sowie den Schnittstellen zwischen der eingesetzten Produkten. Ansprechpartner bei technischen Störungen. Darunter fallen u.a. folgende Punkte:
Beschreibung der technischen Betriebsprozesse, der Datensicherheit, Berechtigungskonzept, Benutzerverwaltung und dem Zugriffs- und Zugangsschutz. Darunter fallen u.a. folgende Punkte
Seit 2017 dürfen nur noch solche elektronische Registrierkassen verwendet werden, die eine komplette Speicherung aller steuerlich relevanten Daten – insbesondere Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten (z.B. Artikelpreisänderungen; Nutzerkennung) – ermöglichen. Diese Informationen des Kassensystems müssen vollständig und unveränderbar in digitaler Form aufbewahrt werden.
