Das Scannen Ihrer Dokumente ermöglicht es, diese immer im Zugriff zu haben. Damit sind nicht nur platzraubende Aktenschränken überflüssig, auch das Auffinden der Dokumente lässt sich viel leichter gestalten.
Ersetzendes Scannen
Das Vernichten eines Dokumentes darf nur dann geschehen, wenn alle Schritte der Verfahrensdokumentation inkl. mindestens eines durchgeführten Backup-Laufes Ihres digitalen Archivs, durchgeführt worden sind. Es muss eine Liste in Ihrem Unternehmen erstellt werden, die dokumentiert welche Dokumente wann, und welche niemals vernichtet werden darf. Dokumente, denen aufgrund ihrer Beweiskraft, öffentlichen Glaubens oder gesetzlicher Bestimmung im Original besondere Bedeutung zukommt fallen zum Beispiel:
